Abiball-Ablauf: So läuft der Abend ab (mit Ablaufplan)

Ein Abiball hat zwei Hälften: einen festlichen Teil mit Reden, Zeugnissen und Essen und einen Partyteil, der bis in die Nacht geht. Damit beide funktionieren, braucht ihr einen Ablaufplan mit Uhrzeiten, den Moderation, DJ, Location und Schule vorher kennen.

Hier findet ihr einen Beispiel-Ablaufplan, Faustregeln für Zeugnisübergabe und Buffet und die Rolle von Moderation und DJ. Wenn ihr den Abend nicht selbst durchtakten wollt: Bei der Abiball-Organisation von My Abi Berlin gehören Ablaufplanung und Moderation sowie ein DJ mit Ton- und Lichttechnik zum Paket.

Wie läuft ein Abiball ab?

Ein Abiball läuft meist in fünf Teilen ab: Empfang, offizieller Teil mit Reden und Zeugnisübergabe, Buffet, kurzes Programm und Partyblock. Rechnet insgesamt mit acht bis neun Stunden.

Der Ablaufplan von abi.net reicht von 18 Uhr bis 2 Uhr. Bei einem Berliner Abiball, über den die Berliner Zeitung 2023 berichtete, begann der Abend um 18 Uhr, der Einlass dauerte über eine Stunde, und die Party endete um 3 Uhr. Rechnet also mit einem langen Abend und plant Pausen, Helferschichten und den Heimweg mit ein.

Beispiel-Ablaufplan mit Uhrzeiten

Der folgende Plan ist ein Beispiel für einen Jahrgang mit rund 100 Abiturienten und Zeugnisübergabe auf dem Ball. Er orientiert sich am Ablaufplan von abi.net. Passt Uhrzeiten und Dauer an eure Schule, eure Location und euren Vertrag an.

Uhrzeit	Programmpunkt	Dauer	Zuständig
17:00	Komitee und Helfer vor Ort, Technik- und Bühnencheck, kurze Probe der Übergabe	60 Min.	Komitee, Location, DJ
18:00	Einlass und Empfang, Getränk zur Begrüßung (auch alkoholfrei), Fotowand, Sitzplan hängt aus	60 Min.	Einlass-Team, Service
19:00	Begrüßung durch die Moderation, Rede der Schulleitung	15 Min.	Moderation, Schulleitung
19:15	Zeugnisübergabe, kursweise	45 Min.	Schule, Moderation, DJ
20:00	Reden aus der Stufe und von einer Lehrkraft	15 Min.	Programmteam
20:15	Buffet, tischweise eröffnet	75 Min.	Catering, Moderation
21:30	Programm: Rückblick-Video, Ehrungen, Beitrag der Lehrkräfte	30 Min.	Programmteam
22:00	Eröffnungstanz, danach Partyblock mit DJ	bis Ende	DJ
22:30	Optional: Einlass für späte Gäste	30 Min.	Einlass-Team
00:00	Mitternachtssnack	30 Min.	Catering
02:00	Ende laut Vertrag, Saal leeren, Abbau und Fundsachen	60 Min.	Komitee, Location

Findet die Zeugnisübergabe nicht auf dem Ball statt, rückt das Buffet nach vorn, und der Partyblock kann früher beginnen.

Wer bekommt den Ablaufplan?

Den Ablaufplan bekommen alle, die am Abend eine Aufgabe haben: Moderation, DJ, Location, Catering, Schulleitung, Fotograf und eure Helfer. Schickt ihn spätestens eine Woche vorher und legt am Abend an Einlass, Bühne und Technik je einen Ausdruck bereit. Ergänzt darauf Ansprechpartner mit Telefonnummer, damit bei Fragen niemand das Komitee suchen muss.

Wie läuft der Empfang ab?

Plant für den Empfang etwa eine Stunde ein, denn er ist der erste Eindruck des Abends. abi.net empfiehlt einen alkoholfreien Sektempfang für alle, eine Garderobe, einen ausgehängten Sitzplan und eine Fotowand, die schon beim Einlass bereitsteht.

Unterschätzt den Einlass nicht. Beim Berliner Abiball aus der Berliner Zeitung dauerte er über eine Stunde. Helfen können:

• Mehrere Einlasstische, etwa nach Anfangsbuchstaben der Nachnamen.
• Gästeliste oder Tickets mit Code, die schnell abgehakt werden.
• Bändchen für Gäste unter 18 direkt am Einlass.
• Ein klarer Weg von Garderobe über Fotowand zum Saal, damit sich am Eingang nichts staut.

Findet die Zeugnisübergabe auf dem Abiball statt?

Das entscheidet eure Schule. Manche Schulen übergeben die Abiturzeugnisse in einer eigenen Feier, andere auf dem Ball. In Berlin werden die Zeugnisse vor den Sommerferien ausgegeben, die 2027 am 1. Juli beginnen. Klärt die Frage früh, denn sie bestimmt Bühne, Technik und Zeitplan.

Wie lange dauert die Zeugnisübergabe?

Rechnet mit 20 bis 25 Sekunden pro Person, inklusive Handschlag und Foto. Diese Faustregel nennt abi.net. Für typische Jahrgangsgrößen ergibt das:

Abiturienten	Reine Übergabezeit (20–25 Sek. pro Person)
60	20 bis 25 Minuten
80	27 bis 33 Minuten
100	33 bis 42 Minuten
120	40 bis 50 Minuten
150	50 bis 63 Minuten

Die Werte sind gerundet und enthalten keinen Puffer. Für Auf- und Abgänge, Kurswechsel und kurze Ansagen solltet ihr ein paar Minuten zusätzlich einplanen.

So bleibt die Übergabe im Zeitplan:

• Kursweise aufrufen: Ein Kurs steht bereit, während der vorherige auf der Bühne ist.
• Namen üben: Die Moderation spricht schwierige Namen vorher mit den Betroffenen durch.
• Ein Fotograf, eine Position: Fotos macht eine Person von einem festen Punkt aus. Wer professionelle Bilder möchte, findet Infos unter Abifoto und -video.
• Musik zum Gang auf die Bühne: Kurze Einlaufmusik pro Kurs statt pro Person spart Zeit.
• Probe: Einmal mit allen Beteiligten durchgehen, am besten am Nachmittag vor dem Einlass.

Wer hält die Reden, und wie lange?

Drei bis vier kurze Reden reichen: abi.net empfiehlt ein Mitglied der Schulleitung, eine Vertrauenslehrkraft und zwei Personen aus der Stufe. Begrüßung und erste Rede sollten zusammen höchstens 15 Minuten dauern.

Gebt jeder Rede eine feste Redezeit, zum Beispiel drei bis fünf Minuten, und teilt sie den Rednern schriftlich mit. abi.net warnt, dass der Teil sonst doppelt so lange dauert wie geplant. Verteilt die Reden auf zwei Blöcke, vor und nach der Zeugnisübergabe, damit niemand eine halbe Stunde am Stück zuhören muss.

Wie lange dauert das Buffet?

Plant für das Buffet 60 bis 90 Minuten ein. So lange dauert es laut graddy meist, bis alle Gäste Hauptgang und Dessert hatten. abi.net empfiehlt ein Buffet in zwei Strängen, damit keine lange Schlange entsteht.

Lasst die Moderation das Buffet tischweise eröffnen, und gebt die Reihenfolge vorher bekannt. Ein Mitternachtssnack, etwa gegen 0 Uhr, hält laut abi.net die Gäste im Saal und die Stimmung oben. Fragt bei der Planung nach der Kennzeichnung von Zutaten und Allergenen, damit alle Gäste wissen, was sie essen können.

Welche Programmpunkte passen zum Abiball?

Ein guter Programmteil dauert höchstens 30 Minuten und liegt zwischen Buffet und Partyblock. abi.net nennt als bewährte Bausteine ein Rückblick-Video, Ehrungen und einen Beitrag der Lehrkräfte.

Beliebte Programmpunkte sind:

• Jahrgangsvideo: Fotos und Clips aus der Oberstufe, drei bis fünf Minuten lang.
• Ehrungen: Auszeichnungen für Lehrkräfte und Mitschüler, kurz und ohne Bloßstellen.
• Beitrag der Lehrkräfte: Beim Berliner Abiball aus der Berliner Zeitung sangen Lehrkräfte zum Beispiel ein umgedichtetes Lied.
• Dank: an Tutoren, Eltern, Hausmeister und alle, die geholfen haben.
• Eröffnungstanz: als Übergang in den Partyblock.

Tritt eine Band oder ein Chor auf, ist das Livemusik. Laut GEMA gilt jeder noch so kurze Live-Auftritt als Livemusik, und ein Livestream der Feier muss separat angemeldet werden. Klärt das vorher mit dem Team, das die GEMA-Anmeldung übernimmt.

Wann beginnt der Partyblock?

Der Partyblock beginnt idealerweise gegen 22 Uhr mit dem Eröffnungstanz. Danach ist laut abi.net das Programm vorbei, und die Party übernimmt. Wer den Programmteil vor 22 Uhr beendet, hat laut abi.net einen guten Ball.

Beim Berliner Beispiel wurden um 22:30 Uhr die Tische weggeräumt, und zusätzliche Gäste von der Gästeliste kamen für 20 € dazu. Gegen 1 Uhr waren dort die meisten Eltern gegangen. Klärt vorher mit der Location, ob und wann Tische umgebaut werden und ob späte Gäste eingelassen werden.

Sind Gäste unter 18 dabei, gilt das Jugendschutzgesetz. Bier, Wein und Sekt dürfen nicht an Jugendliche unter 16 abgegeben werden, andere alkoholische Getränke wie Spirituosen nicht an Minderjährige (§ 9 JuSchG). § 5 JuSchG regelt, wie lange Jugendliche ohne Begleitung auf öffentlichen Tanzveranstaltungen bleiben dürfen. Sprecht mit Location und Service ab, wie ihr das umsetzt, zum Beispiel mit farbigen Bändchen. Keine Rechtsberatung.

Wann endet ein Abiball?

Plant das Ende für 2 oder 3 Uhr ein. Der Ablaufplan von abi.net endet um 2 Uhr, der Berliner Abiball aus der Berliner Zeitung um 3 Uhr. Maßgeblich ist, was in eurem Vertrag zu Musikende und Veranstaltungsende steht.

Für das Ende braucht ihr einen Plan wie für den Anfang:

• Letzter Song: Der DJ kündigt das Ende rechtzeitig an.
• Heimweg: Nachtverkehr, Taxis und Abholzeiten vorher im Gruppenchat teilen.
• Abbau: Ein Team für Deko, Technik und Fundsachen steht vorher fest.
• Übergabe: Saal gemeinsam mit der Location abnehmen, damit es später keinen Streit um Reinigung oder Schäden gibt.

Welche Rolle haben Moderation und DJ?

Moderation und DJ halten den Abend im Zeitplan. Die Moderation führt durch den offiziellen Teil, kündigt Reden und Programmpunkte an und achtet auf die Uhr. Der DJ sorgt für Einlaufmusik, Hintergrundmusik beim Essen und den Partyblock.

abi.net schlägt zwei Moderierende aus der Stufe vor. Das ist persönlich, braucht aber Übung und einen klaren Plan. Eine erfahrene Moderation kann helfen, wenn Reden überziehen oder Technik ausfällt. Ihr könnt beides kombinieren: Die Stufe moderiert die persönlichen Teile, die Profis halten den Ablauf zusammen.

Damit der DJ passt, schickt ihr ihm vorher:

• den Ablaufplan mit allen Uhrzeiten,
• Einlauflieder für die Zeugnisübergabe,
• Wünsche für den Eröffnungstanz,
• eine Liste mit Songs, die ihr auf keinen Fall hören wollt.

Bei My Abi Berlin sind DJ mit Ton- und Lichttechnik sowie Ablaufplanung und Moderation im Abiball-Paket ab 55 € pro Person enthalten, zusammen mit Location, Buffet, Getränkepauschale, Servicepersonal und Security. Wie ihr den gesamten Abiball von Anfang an plant, steht in Abiball planen: Checkliste und Zeitplan.

Nächster Schritt

Ihr habt einen Termin im Blick und wollt wissen, wie euer Abend mit Location, Buffet, DJ und Moderation aussehen kann? Fragt unverbindlich ein Angebot an. Die Anfrage ist kostenlos. Danach folgen ein persönliches Gespräch und ein schriftliches Angebot.