Abiball planen: Checkliste und Zeitplan für Abi 2027

Ein Abiball ist das größte Projekt, das euer Jahrgang gemeinsam stemmt: ein Abend für mehrere hundert Gäste, oft ein Vertrag über eine fünfstellige Summe und viele Aufgaben, die in der richtigen Reihenfolge erledigt werden müssen. Dieser Leitfaden zeigt euch den Zeitplan für Abi 2027 in Berlin, die Rollen im Komitee und alle Punkte, die vor dem Ball abgehakt sein sollten.

Wenn ihr Location, Buffet, Getränke, DJ, Service und Security nicht einzeln organisieren wollt, schaut euch die Abiball-Organisation von My Abi Berlin an. Den Ablauf des Abends, die Abstimmung mit der Schule und die Entscheidungen im Jahrgang bleiben aber in jedem Fall eure Aufgabe. Deshalb lohnt sich dieser Plan auch mit einem Komplettpaket.

Wann solltet ihr mit der Abiball-Planung anfangen?

Startet 12 bis 15 Monate vor dem Ball. Stiftung Warentest rät, Angebote mehr als 12 Monate vorher einzuholen, und zwar von mehreren Agenturen oder Veranstaltern. abi.net nennt ebenfalls 12 Monate Vorlauf und empfiehlt, in Großstädten Location und Catering noch früher festzumachen.

Für einen Ball im Juni 2027 heißt das: Die ersten Schritte fallen ins Frühjahr 2026. Wer erst jetzt im Herbst 2026 anfängt, ist etwa acht Monate vor dem Termin. Das ist knapp, aber machbar, wenn ihr Termin und Location sofort angeht.

Wann ist der Abiball 2027 in Berlin?

Der Abiball 2027 findet in Berlin meist an einem Juni-Wochenende statt, weil am 1. Juli 2027 die Sommerferien beginnen (bis 14. August 2027). Die Abiturzeugnisse werden vor den Ferien ausgegeben. Den genauen Tag legt eure Schule fest.

Daraus ergeben sich drei typische Ball-Wochenenden:

Wochenende	Freitag	Samstag
1	11.06.2027	12.06.2027
2	18.06.2027	19.06.2027
3	25.06.2027	26.06.2027

Weil viele Berliner Jahrgänge in denselben drei Wochen feiern wollen, sind gerade die Samstage begehrt. Ein Freitag kann eine gute Alternative sein. Klärt den Termin früh mit der Schulleitung, damit Ball und Zeugnisübergabe zusammenpassen. Alle Termine rund um Abi 2027 findet ihr auch auf unserer Seite Abiball 2027 in Berlin.

Zeitplan: von 15 Monaten vorher bis nach dem Ball

Der Zeitplan teilt die Planung in elf Etappen, vom Komitee bis zur Abrechnung. Die mittlere Spalte zeigt, was das für einen Ball im Juni 2027 in Berlin bedeutet.

Wann	Für Abi 2027	Was ihr erledigt
15 Monate vorher	März 2026	Komitee gründen, Rollen verteilen, Wunschtermin mit der Schule abstimmen, erste Umfrage im Jahrgang (Budget, Gästezahl, Stil)
12–14 Monate vorher	April bis Juni 2026	Mehrere Angebote einholen und vergleichen, Locations besichtigen, Kasse und Konto klären (z. B. über den Förderverein)
10–12 Monate vorher	Juni bis August 2026	Location und Termin festmachen, Vertrag prüfen und unterschreiben lassen, Budget beschließen, Aktionen für die Abikasse planen
8–9 Monate vorher	September bis Oktober 2026	Motto wählen, Abiparty und weitere Einnahmen terminieren, Programmteam bilden
6 Monate vorher	Dezember 2026	Gästezahl pro Abiturient festlegen, Ticketpreis beschließen, Fotograf und Deko klären. Weihnachtsferien: 23.12.2026 bis 02.01.2027
4–5 Monate vorher	Januar bis Februar 2027	Verbindliche Anmeldung und Vorverkauf starten, Sitzordnung vorbereiten, Abishirts und Abizeitung anstoßen. Winterferien: 01.–06.02.2027
3 Monate vorher	März 2027	Ticketverkauf abschließen, Gästezahl an Location melden, Programm und Reden festlegen. Osterferien: 22.03.–02.04.2027
2 Monate vorher	April 2027	Laut Prüfungsplan beginnen die schriftlichen Prüfungen Anfang April (z. B. 07.04.2027), bitte bei der Schule prüfen. Bis dahin sollte alles Wichtige stehen; danach nur noch kleine Aufgaben
4–6 Wochen vorher	Mai 2027	Ablaufplan finalisieren, Musikwünsche an den DJ, GEMA-Frage geklärt, Helferliste und Schichten für den Abend
1–2 Wochen vorher	Juni 2027	Letzte Absprache mit Location und Moderation, Probe der Zeugnisübergabe (falls auf dem Ball), Gästeliste und Bändchen vorbereiten
Nach dem Ball	Juni bis Juli 2027	Fundsachen, Rechnungen und Abrechnung, Restgeld nach vorher beschlossener Regel verteilen, Fotos teilen, Dank an Helfer

Ihr startet erst im Oktober 2026?

Dann zieht ihr die ersten drei Etappen zusammen. Holt diese Woche noch Angebote ein, besichtigt zügig und entscheidet euch für Termin und Location, bevor ihr über Deko oder Motto sprecht. Die übrigen Punkte folgen dem Plan oben ohne Abkürzung.

Welche Rollen braucht das Abikomitee?

Ein Abikomitee braucht fünf bis sechs feste Rollen, jede mit einer verantwortlichen Person und einer Vertretung. So bleibt nichts liegen, wenn jemand krank ist oder in der Prüfungsphase keine Zeit hat.

Rolle	Aufgaben	Darauf kommt es an
Leitung	Termine, Protokolle, Kontakt zu Schulleitung und Eltern	Entscheidungen schriftlich festhalten
Finanzen	Abikasse, Konto, Ticketgeld, Belege	Immer zwei Personen zählen und zeichnen ab
Location und Verträge	Angebote, Besichtigungen, Vertrag, Versicherung	Nur volljährige Person oder Förderverein unterschreibt
Tickets und Gäste	Anmeldung, Vorverkauf, Gästeliste, Sitzordnung	Fristen setzen und durchziehen
Programm	Moderation, Reden, Videos, Ehrungen, Zeugnisübergabe mit der Schule	Programm vor 22 Uhr beenden
Deko und Kommunikation	Motto, Deko, Einladungen, Gruppenchat, Social Media	Einheitliche Infos an alle

Ein eigenes Team für die Abizeitung ist sinnvoll, weil die Redaktion viel Zeit frisst. Mehr dazu findet ihr bei Abibuch und Abizeitung.

Wie trefft ihr Entscheidungen im Jahrgang?

Große Entscheidungen trifft der ganze Jahrgang, alles andere das Komitee. Zu den großen Fragen gehören Termin, Location, Ticketpreis, Gäste pro Person und Motto. Stimmt darüber in einer Umfrage mit Frist ab und haltet das Ergebnis im Protokoll fest. So kann sich später niemand beschweren, er sei nicht gefragt worden, und das Komitee ist bei Streit abgesichert.

Wie viel Budget braucht ihr für den Abiball?

Laut abi.net (Stand August 2026) liegen die Gesamtkosten meist zwischen 40 und 100 € pro Gast, je nach Region und Anspruch. Den größten Anteil haben Saal und Catering. Bei einem Berliner Abiball, über den die Berliner Zeitung 2023 berichtete, kostete die Karte 80 €.

Bei My Abi Berlin kostet der Abiball ab 55 € pro Person. Darin sind Location, Buffet, Getränkepauschale, Servicepersonal, DJ mit Ton- und Lichttechnik, Security sowie Ablaufplanung und Moderation enthalten. Der Preis versteht sich inkl. MwSt.; der Endpreis hängt von Location, Termin und Gästezahl ab. Im Angebot steht jeder Posten einzeln.

So rechnet ihr den Ticketpreis aus

Der Ticketpreis ergibt sich aus drei Zahlen: Gesamtkosten, Zuschuss aus der Abikasse und Zahl der zahlenden Gäste.

Ticketpreis = (Gesamtkosten − Zuschuss aus der Abikasse) ÷ zahlende Gäste

Ein Rechenbeispiel mit frei gewählten Annahmen, nicht mit Preisen eines bestimmten Anbieters:

Posten	Beispielwert
Abiturienten	100
Personen pro Abiturient (inklusive Abiturient)	4
Gäste insgesamt	400
Kosten pro Person (Annahme)	50 €
Gesamtkosten	20.000 €
Zuschuss aus der Abikasse	4.000 €
Ticketpreis	40 €

Plant zusätzlich einen Puffer für Deko, Fotobox, Blumen für Lehrkräfte und Unvorhergesehenes ein. Welche Posten in die Gesamtkosten gehören, zeigt der Ratgeber Abiball Kosten 2027. Mit dem Preisrechner könnt ihr eure eigenen Zahlen durchspielen. Wie ihr den Zuschuss zusammenbekommt, steht in Abikasse füllen: 25 Ideen und auf der Seite Abiball finanzieren.

Kasse und Konto sauber führen

Führt die Abikasse über ein Unterkonto beim Förderverein oder über ein Treuhandkonto einer volljährigen Person. abi.net empfiehlt den Weg über den Förderverein, weil dort die Buchführung schon existiert. Haltet jede Einnahme und Ausgabe mit Beleg fest und legt vorher schriftlich fest, was mit Restgeld passiert.

Wie findet ihr die passende Location?

Bucht die Location als Erstes, denn Termin und Kapazität bestimmen fast alle anderen Entscheidungen. Für Abi 2027 sind die Juni-Wochenenden begehrt, deshalb solltet ihr nicht erst Motto und Deko klären.

Prüft bei jeder Location diese Punkte:

• Kapazität: Plätze an Tischen für alle Gäste plus Tanzfläche, nicht nur die Stehplatzzahl.
• Erreichbarkeit: Anbindung mit Bus und Bahn, auch nachts, und Parkplätze für Eltern.
• Musikende und Ende der Veranstaltung: schriftlich im Vertrag, nicht nur mündlich.
• Catering: eigenes Catering erlaubt oder fest an die Location gebunden.
• Technik und Bühne: Platz für Zeugnisübergabe, Leinwand für Videos, Strom für den DJ.
• Nebenkosten: Kaution, Reinigung, Garderobe, Security, Auf- und Abbau.
• Barrierefreiheit: stufenloser Zugang und Toiletten für alle Gäste.

abi.net rät, gezielt nach Musikende, Kaution, Reinigungspauschale und eigenem Catering zu fragen, weil diese vier Punkte über das Budget entscheiden. Eine Übersicht mit Berliner Locations findet ihr unter Abiball-Location in Berlin.

Worauf müsst ihr bei Verträgen achten?

Wer den Vertrag unterschreibt, haftet. Stiftung Warentest hat Abiball-Verträge untersucht: Bei einem Veranstaltungsvertrag trägt die unterschreibende Person das Risiko für Stornokosten und für Verluste, wenn zu wenige Karten verkauft werden. In einem Fallbeispiel standen Stornokosten von 8.375 € bei einem Vertragsvolumen von 25.641 € im Raum.

Die wichtigsten Punkte vor der Unterschrift:

• Wer unterschreibt: eine volljährige Person oder der Förderverein, nach Beschluss im Komitee.
• Mindestgästezahl: nur so hoch, wie ihr verbindlich abgefragt habt. Im Fallbeispiel von Stiftung Warentest ging der Vertrag von 380 Gästen aus, der Jahrgang rechnete mit höchstens 200, verkauft wurden 158 Karten.
• Anzahlung: Stiftung Warentest rät ab, wenn 20 oder 25 Prozent der Gesamtsumme mehr als 12 Monate vor dem Ball fällig werden.
• Storno: Die Pauschale muss angemessen sein. Je früher ihr zurücktretet, desto weniger solltet ihr zahlen.
• Versicherung: Eine Veranstalterhaftpflicht kostete laut Stiftung Warentest (2020) einmalig etwa 100 bis 200 €, je nach Gästezahl und Versicherer.
• Absprachen: Alles Mündliche schriftlich bestätigen lassen.

Unterschreibt nie sofort, sondern besprecht den Vertrag mit Eltern oder Lehrkräften. Alle Klauseln im Detail erklärt unser Ratgeber Abiball-Vertrag: Darauf achten vor der Unterschrift.

GEMA nicht vergessen

Musik auf dem Abiball muss in der Regel vorab bei der GEMA angemeldet werden. Laut GEMA meldet der Veranstalter an, also meist euer Team. Hat die Location einen GEMA-Vertrag, der Veranstaltungen Dritter einschließt, entfällt die Anmeldung. Die GEMA nennt für Schulabschlussfeiern Pakete ab 374,29 € bis 300 Quadratmeter (abgerufen am 20.10.2026). Lasst euch schriftlich bestätigen, wer anmeldet und ob die Kosten im Angebot enthalten sind.

Keine Rechtsberatung: Bei Unsicherheit helfen Eltern mit juristischem Hintergrund oder eine Verbraucherzentrale weiter.

Wie organisiert ihr Tickets und Gäste?

Fragt die Gästezahl verbindlich ab, bevor ihr eine Mindestzahl im Vertrag akzeptiert. Laut Stiftung Warentest ist eine spätere Erhöhung um etwa 10 Prozent meist unproblematisch, eine Reduzierung kostet dagegen Geld.

So geht ihr vor:

1. Kontingent festlegen: wie viele Karten jede Abiturientin und jeder Abiturient kaufen darf. Beim Berliner Abiball aus der Berliner Zeitung wurden 530 Karten bei 140 Abiturienten der Schule verkauft, also rund 3,8 Karten pro Person.
2. Ticketarten klären: Ballkarte mit Essen, eventuell günstigere Karten für späte Gäste ohne Essen. Im Berliner Beispiel kamen ab 22:30 Uhr Gäste von der Gästeliste für 20 € dazu.
3. Lehrkräfte einladen: Klärt früh, ob Lehrkräfte eingeladen werden und wer ihre Karten bezahlt.
4. Fristen setzen: Anmeldung mit Anzahlung, Restzahlung, danach keine Änderungen mehr.
5. Zahlung nur aufs Konto: keine Bargeldsammlung im Klassenraum.
6. Gästeliste und Sitzordnung: Tischwünsche abfragen, Plan rechtzeitig an die Location geben.

Kommen Gäste unter 18 mit, etwa Geschwister, gilt das Jugendschutzgesetz. Bier, Wein und Sekt dürfen nicht an Jugendliche unter 16 abgegeben werden, andere alkoholische Getränke wie Spirituosen nicht an Minderjährige (§ 9 JuSchG). Für öffentliche Tanzveranstaltungen regelt § 5 JuSchG, wie lange Jugendliche ohne Begleitung bleiben dürfen. Sprecht mit Location und Veranstalter ab, wie ihr das umsetzt, zum Beispiel mit farbigen Bändchen. Keine Rechtsberatung.

Was gehört ins Programm?

Ein gutes Abiball-Programm besteht aus Begrüßung, Zeugnisübergabe (falls die Schule sie auf dem Ball macht), Buffet, einem kurzen Bühnenteil und dem Partyblock. abi.net rät, die Begrüßung auf höchstens 15 Minuten und den Programmteil nach dem Essen auf höchstens 30 Minuten zu begrenzen. Wer den Programmteil vor 22 Uhr beendet, hat laut abi.net einen guten Ball.

Für die Zeugnisübergabe rechnet abi.net mit 20 bis 25 Sekunden pro Person. Bei 100 Abiturienten sind das rechnerisch 33 bis 42 Minuten, plus Puffer für Auf- und Abgang. Einen vollständigen Beispiel-Ablaufplan mit Uhrzeiten findet ihr im Ratgeber Abiball Ablauf.

Bei My Abi Berlin gehören DJ mit Ton- und Lichttechnik sowie Ablaufplanung und Moderation zum Abiball-Paket. Reden, Videos und Ehrungen kommen trotzdem von euch und eurer Schule. Legt dafür ein Programmteam fest und gebt jedem Beitrag eine feste Redezeit.

Welche Fehler solltet ihr vermeiden?

Die teuersten Fehler sind eine zu hohe Mindestgästezahl, eine Unterschrift ohne Absprache und eine Kasse ohne Kontrolle. Die meisten lassen sich mit Fristen, Protokollen und dem Vier-Augen-Prinzip vermeiden.

• Gästezahl schätzen statt abfragen: Im Fallbeispiel von Stiftung Warentest fehlten über 200 verkaufte Karten zur vertraglichen Mindestzahl. Fragt erst verbindlich ab, dann unterschreibt ihr.
• Allein unterschreiben: Wer unterschreibt, haftet. Ein Beschluss im Komitee und ein Blick von Eltern oder Lehrkräften kosten wenig Zeit.
• Nur ein Angebot einholen: Ohne Vergleich wisst ihr nicht, ob Preis und Leistung passen. Stiftung Warentest rät zu mehreren Angeboten.
• Zu viele Reden, zu langes Programm: abi.net nennt das als häufigsten Fehler am Abend, zusammen mit einer Zeugnisübergabe ohne Probe.
• Planung in die Prüfungsphase schieben: Ab April stehen die Prüfungen an. Bis dahin sollten Location, Vertrag, Tickets und Programm stehen.
• Unklare Regeln für Restgeld: Legt vorher fest, ob Restgeld zurückgezahlt, gespendet oder für die Abireise genutzt wird.

Checkliste: 30 Punkte für euren Abiball

Die Checkliste fasst alle Schritte zusammen. Hakt sie im Komitee der Reihe nach ab.

Komitee und Organisation

• Komitee gegründet, Rollen und Vertretungen verteilt
• Wunschtermin mit der Schulleitung abgestimmt
• Umfrage im Jahrgang zu Budget, Gästezahl und Stil ausgewertet
• Gemeinsamer Ordner für Verträge, Belege und Protokolle angelegt
• Feste Kommunikationswege für Jahrgang, Eltern und Schule vereinbart

Budget und Kasse

• Unterkonto beim Förderverein oder Treuhandkonto eingerichtet
• Vier-Augen-Prinzip für alle Kassenvorgänge festgelegt
• Budget mit Puffer beschlossen
• Ticketpreis nach Formel berechnet und im Jahrgang beschlossen
• Aktionen für die Abikasse terminiert, etwa eine Abiparty
• Regel für Restgeld schriftlich festgehalten

Location und Verträge

• Mindestens drei Angebote eingeholt und verglichen
• Location besichtigt: Kapazität, Technik, Erreichbarkeit, Barrierefreiheit
• Mindestgästezahl, Storno und Anzahlung im Vertrag geprüft
• Vertrag von volljähriger Person oder Förderverein unterschrieben
• Veranstalterhaftpflicht geklärt
• GEMA-Anmeldung geklärt: wer meldet an, wer zahlt
• Alle mündlichen Absprachen schriftlich bestätigt

Tickets und Gäste

• Kartenkontingent pro Abiturient festgelegt
• Anmeldung und Vorverkauf mit klaren Fristen gestartet
• Endgültige Gästezahl fristgerecht an die Location gemeldet
• Sitzordnung erstellt und übergeben
• Regeln für Gäste unter 18 mit Location abgesprochen

Programm und Ablauf

• Ablaufplan mit Uhrzeiten an alle Beteiligten verschickt
• Redezeiten mit Schulleitung, Lehrkräften und Moderation vereinbart
• Zeugnisübergabe mit der Schule geplant und geprobt
• Musikwünsche und Einlauflieder an den DJ geschickt
• Fotograf, Fotowand oder Fotobox organisiert

Am Abend und danach

• Helferliste für Einlass, Garderobe und Bühne verteilt
• Abrechnung erstellt, Restgeld verteilt, Dank an alle Helfer

Nächster Schritt

Ihr wollt wissen, was euer Abiball mit Location, Buffet, Getränken, DJ, Service und Security kosten würde? Fragt unverbindlich ein Angebot an. Die Anfrage ist kostenlos. Danach folgen ein persönliches Gespräch und ein schriftliches Angebot, in dem jeder Posten einzeln steht.